1. Chữa lỗi cách chữ trong word

Khi thao tác word sử dụng chế độ Unicode, bạn thường gặp một rắc rối là: các âm trong từ bị cách nhau, hay còn gọi là lỗi “Smart cut and past”. Bạn sẽ mất nhiều thời gian để nối lại các từ lỗi này. Khi gặp hiện tượng này, bạn nên áp dụng phương pháp sau: Trước tiên bạn vào mục Tools, chọn Options. Sau khi chọn Options sẽ hiển thị ra cửa sổ như dưới đây:

Tiếp theo, bạn vào tab Edit trong cửa sổ Options và bỏ dấu tích ở trong mục “Smart cut and paste” đi. Cuối cùng, nhấn nút OK để kết thúc thao tác.

2. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word

Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file..

3. Bảo mật thông tin trong Word

Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security.

Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.

Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form).

4. Tạo mục lục trong Word

Thông thường việc tạo mục lục cho mỗi bài viết thường mất nhiều thời gian như đối chiếu thư mục với số trang tương ứng, mỗi lần có thay đổi về nội dung đồng nghĩa bạn sẽ phải thay đổi lại mục lục. Trong word tích hợp sẵn công cụ cho phép bạn tự động tạo ra mục lục và cập nhập mục lục mỗi khi có thay đổi về nội dung văn bản. Trước tiên, bạn vào mục Insert\ Reference. Trong Reference chọn mục Index and Tables. Trong cửa sổ “Index and Tables” chọn tab “Table of contents”. Bạn có thể chọn độ chi tiết của mục lục văn bản tại mục “Show levels”.

Khương Duy-Dân trí